Uso del vídeo en la gestión de recursos humanos: la bienvenida de un nuevo empleado en la empresa (Onboarding)

La transformación digital de las empresas está llegando a todos los rincones de la operativa empresarial, desde el marketing o el área comercial hasta los RRHH.

El video se está imponiendo en todos los ámbitos de la comunicación empresarial. El departamento de recursos humanos lo está utilizando en muchas facetas de su función, desde la más antigua, como la formación, hasta formas más modernas como la selección y el onboarding.

El onboarding es el proceso de incorporación de un nuevo empleado a la empresa y su entorno. Se trata de familiarizar a los nuevos miembros del equipo con su puesto de trabajo y la cultura de la empresa. Está demostrado que tiene un alto impacto en la fidelización del empleado y en su productividad.

Tradicionalmente, el onboarding (o bienvenida de un nuevo empleado) ha tenido un importante objetivo: facilitar el proceso de aprendizaje de una persona para que se adapte rápidamente al nuevo entorno y por lo tanto sea productivo en el menor tiempo posible.

Esto, que parece un poco obvio, en la práctica no es tan fácil, y es unos de los grandes caballos de batalla del departamento de recursos humanos. Una vez seleccionado el candidato, definido su puesto y sus responsabilidades (que no siempre quedan claras), se le “deja en su puesto” bajo la tutela de su superior, con la esperanza de que vaya asimilando todo lo que pueda eficaz y eficientemente.

Aquí es donde en la actualidad entra el video como sistema eficaz para ayudar en este proceso. El video tiene varias e importantes ventajas.

1. Una vez editado se puede utilizar tantas veces como se quiera, haciendo muy estándar el proceso de aprendizaje, para todos igual, con el mismo estilo, y con el mismo contenido.
2. El empleado puede avanzar en el proceso a su propio ritmo, sin necesidad de invertir las horas del departamento de RRHH cada vez que necesite aprender algo nuevo, lo que ahorra mucho tiempo a la organización.
3. Se evitan errores de mala interpretación, al ser un solo vehículo de comunicación interna.
4. Se entrega rápidamente la información relevante. Se planifican y priorizan los temas que la empresa necesita cubrir con mayor importancia.
5. La dirección de la empresa puede contribuir a la actividad de creación de cultura desde una forma controlada y eficazmente.
6. El video es ameno, puede ser divertido, y genera un alto impacto en la organización, contribuyendo a la mejora del clima laboral.

¿Cómo ha de ser el video de onboarding?

Se trata de que los nuevos empleados se sientan cómodos, se integren rápidamente y aceleren su aprendizaje. Lo fundamental es ser práctico.

No se trata de hacer largas presentaciones tediosas, sino de hacerlo de forma sencilla y eficaz. Hay que ser muy práctico: preguntas frecuentes, cuestiones de prevención de riesgos (actualmente sumamente importante ante la pandemia del coronavirus), información útil sobre la organización, las oficinas, sus colegas y equipos, etc.

Estos serían los pasos para un buen plan de onboarding:

1. Identifica las necesidades de información que los nuevos empleados deben saber. Desde cuestiones “culturales” como los valores y misión de la empresa, hasta las cuestiones más sencillas como facilidades de transporte para llegar a la oficina. Tu objetivo es guiar al empleado ¿Qué deberá saber el empleado en los próximos tres meses? Divide esta información en tres categorías:
   • Lo que deben saber antes de empezar a trabajar. Por ejemplo, a quién le aviso si me siento mal y no puedo venir a trabajar.
   • Lo que debo saber dentro de la primera semana. Por ejemplo, como declaro los gastos de desplazamiento, en qué formulario, dónde llamo si mi PC no funciona bien o quiero poner un software, normas y consejos de seguridad en mi puesto, permisos de trabajo, etc.
   • Lo que debo saber en el medio plazo. Por ejemplo, cuestiones relativas a la dirección de la empresa, como los valores, la misión, temas de estrategia, o políticas de baja maternal/paternal, etc.
2. Cada uno de estos bloquen representan un set de videos separado, así será más fácil la comunicación y la priorización de los temas en el tiempo. Simplemente, debes redactar un sencillo documento explicando cada cosa.
3. Escoge el estilo de comunicación más apropiado para tu empresa. Puede ser un simple video grabando a alguien que cuenta el contenido, o algo más vistoso con imágenes y música, o incluso animaciones. Lo importante es que el estilo dirá mucho sobre la empresa y su manera de ser con sus empleados y su entorno.

Aquí tienes un ejemplo de un video de onboarding, corto, ameno y didáctico, que envía un mensaje potente sobre la cultura de la empresa, y su entorno de trabajo.

En FlitCut te podemos dar muchos ejemplos y asesorar en cómo hacer este plan, que conseguirá hacer el proceso de onboarding eficaz, ameno y divertido para tus empleados.